Mobiilne juhtimine, interim-juhtimine, külalisjuhtimine tähendab viisi, kus vajalike oskuste ja kogemustega kõrgelt kvalifitseeritud juht tuleb väljastpoolt organisatsiooni ning saavutab seal kindla aja jooksul seatud eesmärgid. Enamasti on külalisjuhi ülesandeks ülemineku, muudatuste ja ajutine juhtimine. Borealis Eesti OÜ juht Timo Simonlatser räägib oma ettevõtte kogemusest külalisjuhiga. Temaga käis rääkimas Kadri Kütt.
Artikkel avaldatud ajakirjas Director (19. detsember 2022).
Borealis on tegutsenud juba ligi 18 aastat. Ettevõte pakub nii massaažitoolide müüki kui ka renti. Idee massaažitoolide äri ajamiseks tekkis kolmel sõbral – füsioterapeut Lauri Rannamal ja endistel suusasportlastel Timo Simonlatseril ning Peeter Kümmelil – 2007. aastal spordilaagris. “Pikale perspektiivile me siis ei mõelnud ja olime päris kaua ühe-kahe töötaja ettevõte. Täna on meil aga moodustumas grupi struktuur, kuna 2020. aastal asutasime tütarettevõtte Lätti ja selle aasta oktoobris ka Leetu. Eestis on meil täna 13 töötajat, Lätis kolm ja Leedus sealse ettevõtte juht.”
Ettevõtte arengu käigus on Timo korduvalt vabakutselisi kaasanud, eelkõige IT, SEO, disaini ja e-kaubandusega seotud töödeks. Portaali upwork.com kaudu on ta Borealise jaoks seni vajalikud inimesed leidnud. “Ega see lihtne ei ole, eriti kuna oleme eestikeelne ettevõte, vabakutselisi on valikus aga üle maailma ja töökeeleks on nendega inglise keel. Lisaks ettevõtte olemuse ja enda soovide selgitamisele mängib rolli ka erinev kultuuriruum ning ka ajavöönd. Oleme seetõttu püüdnud rohkem Euroopa piirkonna tegijaid leida, et vähemalt kultuuriline taust enam-vähem sama oleks.”
Külalisjuhi võimaluseni jõuti Borealises järgmise sammuna ja siis, kui tunti, et ettevõtte turundusele oleks kogenud juhti ning uut hingamist vaja. Samal ajal oli turundusinimene ka ettevõttest lahkumas ja nii tekkis valiku koht – kas värvata uus kolleeg või osta selle rolli täitmine teenusena sisse. “Külalisjuht tuleb ettevõttesse ja sukeldub kohe esimesest päevast reaalselt töösse. Traditsioonilise töölepingu asemel on koostööd reguleeriv dokument. Külalisjuhti ei ole vaja onboardida, sest ta teab mida tuleb tegema ja tal on vabakutselistest rohkem koostöökogemusi erinevate ettevõtetega. Eks külalisjuhid oskavad end turundada ka ja nii leidsin ka mina meile sobiva inimese puhtalt tema LinkedInis ning blogipostitustes nähtu põhjal.”
Usaldus viib eesmärgini
Pika värbamisprotsessi asemel kohtus Borealis võimaliku külalisjuhiga ja konsultatsiooni tulemusena saadi koostöös kokkuleppele. Kõigepealt võttis külalisjuht ette Borealise turunduse auditeerimise ja pakkus välja uued ideed, kuidas edasi minna. Selleks ajaks oli ettevõttest turunduse eest vastutaja lahkunud ja nii jätkas külalisjuht mõnda aega ise valdkonna eestvedamist. “Kokku kujuneb meil turunduse külalisjuhiga koostöö perioodiks pool aastat. Taustal värbasime endale ka uue turundusinimese, kes saab koos külalisjuhiga sisse elada ja hiljem kõik üle võtta.”
Külalisjuhile anti vabad käed ja ta peegeldas ettevõttele tagasi ka kitsaskohti, millest ehk teati, aga millega seni ei oldud veel tegeletud. Borealise külalisjuhil oli tugev brändi ja selle tuntuse loomise vaade ning nägemus, kuidas eri turunduse vorme käima lükata. “Varasemalt oli meil turundus hästi online kanalite põhine, külalisjuht aga tuli lähenemisega, et kuidas hakata just Borealise brändi tuntust kasvatama. Ta tõi laiema turunduse vaate, aitas meil plaani paremini paika saada ja seda ka järgmiseks aastaks. Samuti sai kokku lepitud tiim, kes aitab erinevates kanalites turunduse lõppkliendini viia. Täpselt seda me vajasimegi.”
Külalisjuhi kutsumisel näeb Timo mõtet eelkõige juhtudel, kus ettevõttel on probleem, mis on vaja kiiresti lahendada ja selleks saab tuua välise inimese seda lahendama. Koosseisulise uue inimese otsimisel kuluks aega nii värbamisele kui ka sisseelamisele, samas kui külalisjuht saab kohe ettevõttesse siseneda ja tegutsema asuda. “Külalisjuhile tuleb anda vabad käed, kuigi eks tema tulek tekitab paratamatult veidi vastuseisu. Taolise koostöö juures ongi aga oluline just see, et külalisjuhti tuleks usaldada, mitte igal momendil sekkuda. Meie oleme seda teinud ja külalisjuht on viinud Borealise turunduse enda ette näidatud suunas ning nüüdseks sellesse ka meie uue inimese kaasanud.”
Objektiivne vaatenurk ja uued ideed
Külalisjuhiga hea koostöö saavutamiseks tuleb ettevõtte sees sildu luua. Uus inimene, kes võib küllaltki lühikese ajaperioodi jooksul päris palju muuta, tekitab teistes töötajates ikka küsimusi. “Kommunikatsioon on kõige alus. Vajalik on selgitada, miks on külalisjuht kaasatud ja mis tema tulekuga seoses toimuma saab ning muutub. Tuleb olla aus ja avameelne ning peegeldada emotsioone, mis taoliste muudatustega ikka tekivad. Olulised teemad tuleks külalisjuhi kaasamisel läbi rääkida, et mitte tiimi senist head toimimist lõhkuda.”
Timo hinnangul sobib külalisjuht nii väiksemasse kui ka suuremasse ettevõttesse, kõik sõltub konkreetse inimese kogemustest ja kompetentsist. “Juhid soovivad ikka saada sõltumatut vaadet, et mitte liiga omas mullis olla. Kõrvaltvaataja oskab näha ja välja tuua kohti, mida paremaks muuta. Saime teadlikuks oma turunduse nõrkadest külgedest ja samas ka tugevatest ning toimivatest aspektidest, mille oleme samaks jätnud.”
Külalisjuhi tulek ei mõjutanud ainult kitsalt Borealise turundust, vaid ka kliendikogemust. Ettevõte müüb tooteid, mis peaksid aitama tõsta klientide heaolu ja emotsiooni, aga kogu tegevusaja jooksul ei olnud veel näiteks kliendiintervjuudeni jõutud. “Selleks, et oma toote või teenuse kohta tagasisidet saada, tuleks oma klientidega suhelda. Külalisjuht võttis meil ka selle poole fookusesse ja lubas veel enne meie koostöö lõppu ära teha.”
Külalisjuhi vs värbamise vahel valimisel aitab kaasa lihtne rahaline kalkulatsioon – kui teenuse kasutamine on täiskoha mahu ja palga ulatuses, on ilmselt mõistlik ettevõttesse sellesse rolli püsivalt kolleeg leida. “Külalisjuhi puhul tuleb enda jaoks väga täpselt läbi mõelda, millist tulemust ootad. Näiteks turunduses peaksid mõõdikud selgelt paigas olema, sest kõhutunde pealt tehtud tegevused ei pruugi soovitud eesmärgini viia.”
Arendav kogemus kogu ettevõttele
Leetu laienemise hetkel otsustas Borealis teha koostööd ka külalis personalijuhiga. Kaasatud spetsialist aitas kaardistada profiili, mida otsiti, tegeles kandidaatide CV-dega, esmase valikuga ja aitas intervjuusid läbi viia. Eduka värbamisprotsessi järel otsustati koos edasi liikuda ka sisseelamisprogrammiga, mis ettevõttes seni puudus. “Meie 13-liikmeline tiim on liiga väike, nii et eraldi personalijuhti me veel ei vaja. Samas peab keegi personaliga seotud ülesanded ära tegema, dokumentatsiooni vormistamisest sisseelamise korraldamiseni. Ma näen nii külalis turundus- kui ka personalijuhi rolli ka selles, et nad aitavad juhil aega vabastada ja ettevõttes ära korraldada funktsioonid, mida nii väikese tiimi puhul oleks keeruline laiali jagada. Mind on külalis personalijuhi koostöös kõige enam arendanud just see, et näen kõrvalt erinevaid personaliga lahendusi spetsialisti vaatenurgast.”
Timo leiab Borealise kogemusele tuginedes, et ilmselt oleks võimalik just väikeses ettevõttes enamik rolle külalisjuhtide teenusena sisse osta, erandiks võib olla müük, kus kogu protsess kliendiga on algusest lõpuni ühe kliendiga tegeleva inimese peal. “Rollid on kõik nii erinevad, aga me tahaks, et lahendused oleksid püsivad, mitte et me kustutame vaid tulekahjusid. Olen ise öelnud, et turundus vastutab meil nõudluse tekitamise eest. Külalis turundusjuhil on seega tegemist nii protsesside kui ka inimestega. Külalis personalijuhi tööst on jällegi enamus seotud just inimestega ja väga huvitav on kõrvalt olnud näha hoopis teistsugust, nõustavat suhtlusstiili, mille kogemust meil muidu ei oleks. Selle rolli puhul näen ka edasist koostööd erinevates personali aspektides ja seda, et külalisjuht hoiab taustal meie ettevõttel ning tiimi muutustel silma peal, et siis vajadusel taas appi tulla.”